Fatální chyby při psaní e-mailů (ať už klientům nebo kolegům)

I přes nesčetné množství různých komunikačních kanálů se stále velká část pracovní komunikace odehrává přes e-mail. Ať už komunikujete primárně se zákazníky, obchodními partnery nebo kolegy, bude se vám hodit následující přehled fatálních chyb, kterých byste se měli při psaní e-mailů vyvarovat, protože díky nim vypadáte značně neprofesionálně.

Chyby v oslovení, datech a jménech

Jestliže máte v předmětu nebo v textu e-mailu špatně jméno adresáta, nějaké jiné osoby nebo firmy, zaděláváte si na velký problém. Jestliže lidé poznají, že jim akorát přeposíláte upravený e-mail, který byl původně napsán pro někoho jiného, mohou se po právu cítit skutečně uraženi. Vždy se ujistěte, že všechna jména a data jsou ve vašem e-mailu správně.

Gramatické chyby

Chápeme, že někdo má od přírody s gramatikou a správným pravopisem problém. Vaše e-mailové šablony by ale měly být zcela bez chyby. Pokud si nejste jisti, jak se něco píše, dejte si na čas a danou věc vyhledejte. Někteří lidé (a není jich málo) jsou na gramatické chyby velmi citliví.

Neformální jazyk

Neformální jazyk, žoviálnost a příliš familierní oslovení potenciálních klientů nebo mediálních partnerů jsou věci, které vás v očích vašich adresátů shazují. Podle serveru The Muse sice tento styl může odpovídat tomu, čím se vaše firma zabývá, nicméně vše by mělo mít své meze. Pamatujte, že ne všichni lidé mají žoviálnost rádi a mnozí z nich si za neformálním jazykem ihned představí neprofesionála.

Chybějící přílohy

Před každým odesláním si e-mail projděte a u každé věty, kde slibujete nějakou přílohu, se ujistěte, že se daný dokument v příloze skutečně nachází. Chybějící přílohy jsou totiž typickým znakem nedostatku pozornosti a smyslu pro detail.

Odeslání e-mailu před jeho dokončením

Nesmí se vám stávat, že odešlete adresátovi e-mail ještě předtím, než je dokončen. Typicky třeba může chybět váš podpis. Jestliže se vám tento problém děje, naučte se e-mail psát aniž byste měli uvedenou e-mailovou adresu v kolonce adresáta. Tu tam dejte opravdu až ve chvíli, kdy zprávu důkladně zkontrolujete.

 

-mm-

Zdroj: The Muse - americký web s tipy pro rozvoj kariéry a dlouhodobý profesionální růst

Jak začít Selflearning používat?

Abyste měli jistotu, že Selflearning funguje, máme pro vás ukázkovou variantu na měsíc zdarma.

Vyzkoušet zdarma
Průběžně sledujete trendy a vývoj v oblastech, které vás zajímají
Získáváte návody a tipy, které jsou ihned využitelné v praxi
Vzdělávat se můžete na pracovišti i z domova